Manutenção de registos

Mantenha os registos para evitar a perda auditiva induzida por ruído.

Manter registos precisos e completos é mais do que uma exigência legal; é um bom negócio.

Documentámos o que tem sido feito para evitar a perda auditiva induzida por ruído?

  • Programa de Prevenção de Perda Auditiva

    Se os empregadores registarem como e quando foram implementados os elementos de um Programa de Prevenção de Perda Auditiva, estão mais aptos para demonstrar a conformidade com a Diretiva Europeia sobre Agentes Físicos (Ruído) 2003/10/CE.

    Além disso, os bons registos podem servir de prova para ajudar o empregador a rastrear com precisão a audição dos trabalhadores ao longo do tempo e, se necessário, a registar casos de perda auditiva induzida por ruído e relacionada com o trabalho e/ou responder aos pedidos de indemnização dos trabalhadores.

Conclusões Principais

    • A documentação adequada das medidas tomadas para evitar a perda auditiva induzida por ruído beneficia ambos o empregador e o trabalhador exposto ao ruído.
    • São necessários registos completos e rigorosos para determinar se os deslocamentos do limiar auditivo estão relacionados com o trabalho.
    • A Diretiva Europeia sobre Agentes Físicos (Ruído) 2003/10/CE determina que os empregadores registem o resultado da avaliação adequada de riscos, incluindo a medição da exposição juntamente com detalhes de vigilância da saúde.
    • A boa manutenção de registos permite aos empregadores avaliar mais facilmente a eficácia do seu Programa de Prevenção de Perda Auditiva.
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Introdução à Manutenção de Registos

  • Muitas empresas adotam uma filosofia de, "documentar tudo" enquanto outras guardam apenas os registos necessários. Apesar do esforço extra, necessário para registar todas as medidas tomadas para reduzir a exposição dos trabalhadores ao ruído perigoso, fazê-lo pode ajudar a reforçar a capacidade do empregador para demonstrar a eficácia do seu programa de conservação auditiva, caso seja realizada uma inspeção, auditoria ou avaliação do programa.

  • Pondere se os registos do programa de conservação auditiva devem ser mantido eletronicamente, em papel ou em ambos os formatos, e se devem ser guardados numa base de dados central ou local. Um processo bem definido e cumprido de modo consistente ajuda a reduzir a probabilidade de perda de registos e pode aumentar a utilidade dos dados.

  • Para cada tipo de informação incluída nos registos do Programa de Conservação Auditiva, o empregador deve decidir quem é o responsável pela captura dos dados e quem poderá ver os registos assim que estes foram guardados. Limitar o acesso aos registos a quem tem necessidade de analisar os dados para fins de gestão do programa ajuda a reduzir a possibilidade de alguma forma de dano nos registos, ou dos dados serem modificados ou excluídos inadvertidamente.

  • Dado que os registos do programa de conservação auditiva podem incluir informações confidenciais de saúde, é aconselhável a salvaguarda desses registos para ajudar a proteger a privacidade dos trabalhadores individuais e garantir que o acesso a dados confidenciais seja limitado a quem tem as credenciais adequadas. Além disso, poderá haver regulamentos aplicáveis sobre dados ou privacidade das informações de saúde que orientam o armazenamento, acesso a, ou transmissão de informações, pelo que deverá contactar o seu assessor jurídico e garantir conformidade total com tais regras e regulamentos.


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O que é necessário?

De um modo geral, os registos de vigilância da saúde do trabalhador individual devem ser mantidos em conformidade com a legislação nacional ou a prática médica. O exemplo do que deve ser considerado inclui:


  • Resumo atualizado de todos os registos anteriores de vigilância da saúde
  • Disponibilidade dos dados para referência futura
  • Garantia de rigorosa confidencialidade entre o trabalhador e o médico
  • Acessibilidade dos dados pessoais a quem se referem

Os tipos de registo dos testes de audição a manter incluem:


  • Nome e classificação do trabalhador
  • Data do audiograma
  • Nome do examinador
  • Data da última calibração do audiómetro
  • A avaliação da mais recente exposição de ruído do trabalhador
  • Medições dos níveis de som ambiente na sala onde o teste audiométrico é realizado

Noções Básicas de Manutenção de Registos

Os benefícios obtidos quando os empregadores registam cuidadosamente o que estão a fazer para evitar a perda auditiva são, em grande parte, proporcionais ao rigor, integridade e acessibilidade dos documentos.

  • Precisão

    A maioria das decisões tomadas pelos gestores dos documentos do Programa de Prevenção de Perda Auditiva dependem da qualidade dos dados mantidos pelo empregador. Dados incorretos ou variabilidade excessiva, podem levar os tomadores de decisão a duvidar da precisão dos registos e a dificultar a gestão confiante do programa. Para ajudar a evitar que isso aconteça, estabeleça um processo sólido de manutenção de registos e verifique se as pessoas-chave do programa estão a seguir este processo. Cada pessoa com acesso aos registos do Programa de Prevenção de Perda Auditiva deve ser ensinada a procurar indicações de que os registos não são precisos ou não refletem o que tem sido feito para implementar o programa. Além disso, certifique-se de consultar o seu assessor jurídico para garantir que todos os regulamentos e normas governamentais aplicáveis são cumpridos em relação ao armazenamento, acesso a, e transmissão de informações pessoais e de saúde.

  • Integridade

    Os registos são mais úteis se forem concluídos e mantidos consistentemente ao longo do tempo. Isto é especialmente importante tratando-se de dados dos testes audiométricos. Se os registos audiométricos indicarem que o trabalhador sentiu uma alteração do limiar auditivo, é possível que o empregador proceda a ações de acompanhamento. O extravio de registos, as informações imprecisas ou as lacunas de dados dificultam muito a decisão do audiologista ou do médico que analisa os registos, e o empregador poderá não ter outra opção senão assumir que a perda auditiva está relacionada com o trabalho.

  • Acessibilidade

    Embora a segurança dos registos deva ser mantida, os empregadores devem disponibilizar os registos-chave aos trabalhadores, seus representantes, membros da equipa de prevenção da perda auditiva e aos inspetores ou representantes das entidades reguladoras. Para ajudar a manter o controlo dos documentos, estabeleça um sistema em que um número limitado de pessoas com acesso direto aos registos pode partilhar cópias de documentos com outros com necessidade de os ver.


Para Além do Básico

  • Retenção de Registos

    Normalmente, os registos das medições da exposição ao ruído e os registos dos testes de audição são mantidos por tempo indeterminado.

     

    Considere manter outros registos do mesmo período de tempo, incluindo os registos relacionados com:

    • Formação de trabalhadores
    • Teste de ajuste do protetor auditivo
    • Projetos de controlo do ruído
    • Resultados otoscópicos (quando relevantes)

     

  • Privacidade das Informações de Saúde

    A legislação nacional define como devem ser protegidas as informações de saúde e como os empregadores e os prestadores de cuidados de saúde podem partilhar informações confidenciais de saúde. Consulte sempre as leis nacionais para obter orientações sobre proteção de dados

     

    Além disso, certifique-se de consultar o seu assessor jurídico para garantir que todos os regulamentos e normas governamentais aplicáveis são cumpridos em relação ao armazenamento, acesso a, e transmissão de informações pessoais e de saúde.


Já Considerou?

    • Realização de auditorias periódicas para identificar lacunas nos registos do programa?
    • Criação de uma base de dados central de documentos do Programa de Prevenção de Perda Auditiva de todos os locais da sua empresa para permitir a acessibilidade às pessoas-chave?
    • Desenvolvimento de um sistema de solicitação de documentos que permita o acesso aos documentos a quem necessita de os analisar?
    • Proteção dos dados audiométricos com back-ups de rotina, a par de armazenamento e acessibilidade a longo prazo?

NOTA IMPORTANTE:

Esta informação assenta nos requisitos nacionais atuais selecionados. Os requisitos locais ou de outro país podem ser diferentes. Consulte sempre as Instruções do Utilizador e siga os regulamentos nacionais. Este Website contém uma visão geral de informações genéricas e não deve ser invocado para a tomada de decisões específicas. A leitura desta informação não garante proficiência em segurança e saúde. A informação é atual a partir da data de publicação, e os requisitos podem mudar no futuro. Estas informações não devem ser invocadas isoladamente, dado que o conteúdo é muitas vezes acompanhado por informações adicionais e/ou esclarecedoras. Todas as leis e regulamentos nacionais aplicáveis devem ser cumpridos.

Para mais informações, contacte o representante da 3M.

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