Create a process flow diagram to kickstart your plans

Fluxograma de processos simples com a marca Post-it®

Um método passo-a-passo para a otimização.


Em determinados casos, a melhor forma de planear/otimizar os passos de um processo é visualizá-los. O fluxograma de processos simples proporciona um método fácil de usar para a identificação das entradas e saídas do sistema.

Pretende conhecer maneiras de implementar ou melhorar um sistema? Um fluxograma de processos simples é uma forma eficaz de mapear um processo e documentar a forma com uma tarefa específica é realizada. Comece por reunir uma pequena equipa familiarizada com o processo. Depois, encontre espaço numa parede, recolha alguns materiais de escrita e utilize estas orientações gerais:

  • 1

    Crie uma chave para ajudar a mapear o processo:
    a. Os círculos alongados normalmente simbolizam o início e/ou o final de um processo
    b. Os retângulos indicam instruções ou ações.
    c. Os losangos mostram decisões a tomar.

    Estes símbolos são ligados uns aos outros por meio de setas, as quais mostram o fluxo do processo.

                                     Crie uma chave para ajudar a mapear o processo

  • 2

    Pergunte à equipa: qual o enfoque do fluxograma? Estamos a mapear um canal de distribuição? Um processo de aprovação? E assim sucessivamente. Coloque o enfoque no topo do diagrama e peça a cada membro da equipa que utilize alguns momentos para escrever os passos-chave do processo para atingir o objetivo do enfoque.

  • 3

    Comece o diagrama desenhando o círculo alongado numa nota Post-it® e marque-a como “Início”.

  • 4

    Vá para a primeira ação/pergunta e utilize a forma de retângulo ou losango, em função do cenário específico. Escreva a ação/pergunta e ligue-a com uma seta à forma “Início” (sugestão: utilize um rolo de etiquetas Super Sticky Post-it® para criar a seta e proporcionar flexibilidade para o caso de o diagrama ter de ser alterado).

    Vá para a primeira ação/pergunta e utilize a forma de retângulo ou losango, em função do cenário específico.

  • 5

    Prossiga ao longo de todo o processo. Documente as ações e decisões pela ordem em que ocorram e documente as eventuais resoluções sobre uma decisão. Algumas decisões poderão possuir dois (ou mais) resultados diferentes, conduzindo a caminhos diferentes: mapeie cada uma delas. Ligue todas as ações e decisões com uma seta.

  • 6

    Após o mapeamento da totalidade do processo, coloque um círculo alongado no final e marque-o como “Fim”.

    Marque-o como fim

  • 7

    Peça à equipa para avaliar o diagrama. Há formas de melhorar o processo? É necessário adicionar passos? As pessoas certas estão nas funções certas? A partir deste ponto, é possível que ganhe novas perspetivas sobre a eficiência da operação.

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